Les solutions d’archivage électronique de documents électroniques sont arrivées à maturation.
Le marché international poursuit son rythme de croisière; les instituts de marketing internationaux donnent des tendances et un classement du marché qui montrent le retard du marché français. Est-ce pour mieux définir et border le problème ou pour d’autres raisons ?

L’archivage en France avait une grande avance sur le marché international. La GED avait vu des éditeurs français se réunir autour d’une norme française de l’archivage. Le domaine du Coffre Fort Électronique voyait la Caisse des Dépôts se lier avec le leader mondial Zantaz.

Le passage à l’outil collaboratif (particulièrement les messageries) des systèmes informatiques a changé la donne : 90% des originaux actuels sont produits électroniquement et 80% de la communication passe par l’électronique et l’informatique, que ce soit dans la cellule bureautique avec les messageries, les services de fichiers et les intranet ou dans les cellules de production avec les Bases de Données. On en oublie que les règles et règlements adaptés au papier s’appliquent également aux documents électroniques.

Un sondage simple auprès des grandes entreprises françaises montre que l’archivage électronique d’originaux électroniques en est encore au stade de veille technologique ou au mieux au stade de prévision budgétaire. Moins de 10 % des entreprises française ont actuellement un système d’archivage.

Sur une même période, 90 % des multinationales installées en Europe sont équipés d’une solution d’archivage (notamment en Grande Bretagne et en Allemagne) ; en France, le pourcentage est nul.

Un regard sur le marché européen et les études des éditeurs et des cabinets d’analyse tels qu’IDC et Radicati montrent que le retard français peut être évalué à 2 ans.

Les raisons du retard du marché français : des lois et réglementations non directives

La première raison est légale : Si les lois concernant l’archivage électronique sont directives aux USA, en Grande Bretagne et en Allemagne, spécialement pour l’archivage des messageries, elles restent en France au stade de l’admission du document électronique comme document probant dans la somme juridique au même titre que les originaux sur papier. Aucune loi n’indique que l’on doit archiver les documents électroniques, que ce soit ceux des messageries, des services de fichiers, des services de production ERP. On doit pourtant considérer que les règles et règlements d’archivage s’appliquant aux documents papiers s’appliquent aux documents électroniques. Il est judicieux de remarquer que ces documents électroniques donnent lieu à des impressions sur papier. Ainsi certaines sociétés archivent le document électronique dans un système GED à partir d’une version papier scannée : le coût en investissement de cette solution est nul mais le calcul de son TCO devrait faire réfléchir.

La consultation des archives et la recherche dans les archives

Les USA ont légiférés en termes de temps de réponse sur une recherche d’archive « compliant ». Les constructeurs américains ont alors « inventé » les disques WORM pour résoudre le problème du nombre d’accès de consultation des archives. Les médias tels que Bande et DVD posent des problèmes de temps d’accès même stockés en librairies automatisées. Le problème français est celui de la norme AFNOR NFZ 42013 qui fixe des procédures d’archivage mais indique que le média optique doit être utilisé pour que l’archivage ait valeur probante en intégrité. La futur norme ISO 18509 sur l’archivage changera la donne normative de manière internationale.

Projet d’archivage ou produit d’archivage

L’organisation du marché est également un frein: les grands comptes voient leur stratégie informatique déployée par les constructeurs qui n’ont pas de solution. Les éditeurs sont de petites entreprises (quelle est leur pérennité ?). Les grands comptes n’ont pas choisi et attendent les résultats du marché international qui déterminera le leader. Il semble qu’en France, l’archivage de messagerie, bien plus pour des raisons techniques que des raisons légales, soit un moteur. Si les produits existent et les parts de marché affiche un leader dans ce domaine (Zantaz), la mise en pratique se passe en mode projet long avec des phases de remise en cause des éléments de stockage, de discussions sur les politiques d’archivage et les agréments intra entreprise de charte de messagerie. Ce mode projet ralentit le temps de la prise de décision, plus rapide à l’international ; la loi décide et les produits existent : le projet s’arrête à une comparaison de produit sans phase d’évangélisation.

Coercition/quota et purge sur les systèmes

La raison technique qui devrait inciter l’archivage et qui consiste à réguler l’accroissement de la capacité de l’outil collaboratif par l’archivage, correspond, en France, dans la majorité des cas, à instaurer des politiques de quotas, à laisser les clients effectuer leur archivage de manière personnelle et incontrôlée et à effectuer des purges sans critère.

Acteurs du marché

Doit-on choisir un archivage tiers parti (offre existante en France et s’intéressant plus à la partie transport de l’information avec la pki qu’à l’extraction et l’archivage proprement dit) ou un archivage interne ? Il faut évaluer les coûts comparatifs et les avantages et inconvénients de cette solution. La lourdeur et la complexité de la mise en place de la pki prend plus de place que le sujet de l’archivage lui-même.

L’administration, pour lequel l’archivage est un sujet d’étude important, les archives administratives devenant peu à peu très électroniques, ne montre pas des solutions concrètes, mais des guides d’archivage très théoriques.

Les chambres de métiers (comptables, magistrature…) ont également produit des guides sans donner un exemple applicatif.

Conclusions

Que ce soit pour des raisons techniques ou légales, l’archivage est l’assurance d’un avenir sain de son système informatique : le TCO permet un ROI très rapide pour les raisons techniques et une couverture d’assurance pour les problème légaux.

Il faut purger les systèmes Online qui ne peuvent plus être sauvegardés (dans les grands systèmes qui atteignent les dizaines voire centaines de téra-octets). On ne peut purger sans règles et politiques d’archivage…

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Quel est le périmètre d’intervention d’un système d’archivage et quelles sont les grandes catégories de système d’archivage électronique (SAE) ?

L’extraction des documents des applications
L’acronyme de la GED, Gestion Électronique de Document, semble s’être arrêté au scanning de documents papiers avec un OCR pour en faire un stockage indexé et il ne parvient pas à utiliser le terme d’archivage. Pour l’archivage électronique de documents électroniques, il faut aller « visiter » les applications générant des documents pour en extraire des listes de documents éligibles à l’extraction, en fonction de règles et de politiques. Dans un système informatique d’entreprise, on trouve deux cellules principales de génération de document électroniques, la cellule de bureautique et la cellule de production.

Archivage de Messageries et de Services de Fichiers
La cellule de bureautique ou de l’outil collaboratif, composée de services de fichiers et de messageries, est celle qui pose le plus de problèmes : l’information est générée par les postes clients qui seuls connaissent le contenu et peuvent juger de la nécessité d’archivage. C’est la cellule où l’accroissement en besoin de stockage est incontrôlable et peu administrable en fonction du contenu par des systèmes automatiques de purge ou d’extraction et l’endroit où transite 90% de la communication de l’entreprise. Le stockage ayant diminué de prix on a palier aux problèmes posés (1) en augmentant le stockage , (2) en purgeant et (3) en établissant des politiques de régulation par quota (BAL ou zone de fichiers). Il est nécessaire de considérer qu’une messagerie en fonctionnement normal avec quelques dizaine de millier de poste atteint le péta octet en 5 ans…Ces solutions ont généré d’autres problèmes …

Archivage de Bases de Données Relationnelles.
La cellule de production, basée sur des moteurs de bases de données relationnelles, voit une croissance en stockage plus maîtrisée et un contenu permettant un contrôle. Les produits d’appréhension du schéma d’une base et permettant d’archiver arrivent à maturation et permettant l’archivage. Coffre fort électronique
Une fois établit les extracteurs, il faut une base documentaire et un stockage permettant la consignation/notarisation des documents extraits. Doit-on utiliser un tiers archivage ou un archivage interne ?

Réduction de la taille de l’archive et consultation
Il semble évident de vouloir éliminer les doublons et de compresser et d’utiliser une base de données à pointeurs et une indexation de contenu

Reprise de l’existant
Une sauvegarde peut être considérée dans certains cas comme une archive (politique de sauvegarde). Il peut être intéressant de ré-indexer en pointeurs et en contenu ces archives.

Gestion des archives en termes de période de rétention et purges des archives
Il semble nécessaire de purger ou bien changer les périodes de rétention avec les changements de règles. On voit donc les types d’archivage avec leurs priorités d’archivage en termes techniques : - Archivage de messagerie - Archivage de services de fichiers - Archivage de base de Données - Coffre fort électronique. - Archivage interne ou tiers parti. On parle d’ILM (Information Lifecycle Management) et plus récemment de IRDM (Information Retention and Discovery Management). ___________________________________

OPTRIUM propose une gamme complète de solutions bureautiques pour le travail collaboratif (Archivage de messagerie, Filers ou SAN, Archivage et Restitution, Compliance, Rétention et Migration) et des solutions de productions pour les environnements de bases de données (Archivage, mutualisation, Migration, Consolidation, Bases de Tests...). OPRIUM offre également des prestations d'audit, de conseil, de formation et d'installation. Les solutions proposées par OPTRIUM présentent un Coût Global de Possession (TCO) réduit et un retour sur investissement (ROI) facilement quantifiable. Pierre est Directeur Technique